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onfiguración por omisión de los sistemas para procesar la nómina: una posible contingencia fiscal para el empleador
Configuración por omisión de los sistemas para procesar la nómina: una posible contingencia fiscal para el empleador
por L.C. Gerardo García Campa - Director de www.nominasaludable.com

Cuando se inicia la constitución de una pequeña o mediana empresa, es natural para el administrador delegar ciertas funciones a los demás individuos de la estructura jerárquica de la compañía, lo cual en algunos casos podría recaer en una sola persona. Como es de esperarse, previo a pensar en los sistemas informáticos necesarios para llevar el control de los distintos procesos que conforman la organización de la entidad, primero se definen otras prioridades más elementales.

Por tanto, antes de elegir con la debida precisión y análisis un sistema informático para el procesamiento de la nómina de los empleados, adaptado cabalmente a las necesidades de la operación de la sociedad y lo suficientemente flexible como para evolucionar con ella (sin representar un costo adicional), se decide, en muchas ocasiones, en función a la marca del sistema de contabilidad adquirido previamente.

Esta situación implica como beneficio principal lograr un enlace armónico, transparente y automático entre ambos sistemas (contabilidad y nómina), pero no necesariamente garantiza elegir la mejor opción existente en el mercado para el procesamiento de la nómina. Además, considerando la facilidad con la cual en muchos de ellos se adopta una configuración por omisión (preestablecida de fábrica o por default), su apresurada puesta en marcha podría implicar iniciar su utilización sin adecuarlo a la realidad de la empresa.

Es aquí donde la parametrización requerida por todo sistema de nómina empieza con deficiencias, al dejarse para después la base que sustenta el control exacto y adecuado provista por éste y que de dejarse así, simple y sencillamente podría repercutir (algunas veces) negativamente en contra del empleador y trabajador incrementando su carga social y fiscal, o disminuyendo su neto a pagar, respectivamente.

Actualmente en la mayoría de los sistemas de nómina se señala explícitamente en su publicidad que cumplen con las disposiciones legales aplicables a dicho procesamiento de datos, considerando para ello lo dispuesto en las Leyes del Impuesto sobre la Renta, del Seguro Social, Federal del Trabajo, etc. Sin embargo, existen algunas obligaciones indicadas en la citada legislación que algunos de estos sistemas convierten en opciones configurables por el usuario.

El sistema tributario mexicano es uno de los más dinámicos y complejos en el mundo, por consiguiente, en materia de sueldos y salarios, las modificaciones, derogaciones y adiciones fiscales han sido tácitamente conferidas a las compañías desarrolladoras de software contable y administrativo, situación que a su vez deben transformar (antes de iniciar su vigencia) en soluciones informáticas donde consideren la extensa gama de los criterios derivados de la interpretación de las leyes.
Precisamente la complejidad de la legislación doméstica debe tener como consecuencia la especialización de los encargados de la elaboración de la nómina; es decir, los contadores deben conocer la legislación aplicable a cada caso, para estar en posibilidades de decidir entre las múltiples opciones de configuración del sistema. Así, evite dejar este trabajo tan delicado a otros profesionales que a pesar de ser indispensables en el área de recursos humanos (psicólogos, administradores, actuarios, etc.), podrían no contar con la formación necesaria para dicha parametrización.

"El sistema tributario mexicano es uno
de los más dinámicos y complejos en el
mundo, por consiguiente, en materia de
sueldos y salarios, las modificaciones,
derogaciones y adiciones fiscales han
sido tácitamente conferidas a las
compañías desarrolladoras de software
contable y administrativo,..."

Existen múltiples temas y supuestos susceptibles de comentarse respecto de lo que implica una obligación de ley convertida en opción por algunos sistemas de nómina, sólo por mencionar un par de ellos: 1) el cálculo del subsidio para el empleo (SPE) puede hacerse con base en los días laborados o en los días del período general de pago; 2) el resultado puede presentarse en el recibo de nómina sólo con el monto del SPE a devolver, omitir dicho resultado o presentar por separado el ISR a cargo y el SPE aplicado.

En relación con el caso 1, la fracción I, del artículo Octavo del Decreto publicado en el DOF del 1 de octubre de 2007 (Subsidio para el Empleo), señala que el SPE habrá de aplicarse a los ingresos base para calcular el ISR correspondiente al mes de calendario. No obstante, cuando los empleadores realicen pagos por salarios que comprendan períodos menores a un mes (quincenal, decenal, semanal o diario) habrán de calcular el SPE por dicho período de pago.

Justamente el Anexo 8 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2008 publicado en el DOF el pasado 10 de febrero, contiene las tablas aludidas del SPE por esos períodos, a fin de que el contribuyente no tenga la necesidad de calcularlas, sino simplemente las aplique en sus procesos de nómina. Por ende, en la legislación fiscal no se prevé textualmente la aplicación del SPE con base en los días laborados por el trabajador, pero esta opción sí se incluye y se puede configurar en algunos sistemas de nómina, afectando directamente a éste.

Tratándose del caso 2, en la fracción III, del artículo Octavo del Decreto mencionado, se indican los requisitos para que los empleadores que entregan el SPE a sus trabajadores, puedan acreditarlo contra el ISR a su cargo o el retenido a terceros, señalando el deber de conservar los comprobantes (recibos de nómina) demostrando las diferencias a favor del contribuyente con motivo del SPE (inciso b), y el monto del SPE, identificándolo de manera expresa y por separado.

Como se aprecia, en realidad la legislación fiscal no prevé en ningún caso omitir señalar el monto del SPE aplicado o devuelto al trabajador; empero, se está considerando en ciertos sistemas de nómina como una opción a parametrizar. En este caso la referida omisión promueve el incumplimiento de uno de los requisitos que le permiten al empleador acreditar el SPE entregado efectivamente a sus trabajadores.

En conclusión, se recomienda al empleador configurar su sistema de nómina conforme a las disposiciones legales y fiscales vigentes, de esa manera cuando se encuentre con alguna opción que de acuerdo con su criterio represente una obligación y no hubiera forma de adecuarla a lo dispuesto en aquéllas, esté en posibilidad de solucionar la inconsistencia con la empresa proveedora del software, antes de incurrir en alguna contingencia que (en el peor de los escenarios) ponga en riesgo la deducción fiscal de su nómina.





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