Información de Interés

Empresas de gran tamaño llamadas Corporativos y empresas medianas en los últimos veinte años han trabajado en procesos de reingeniería o de reestructuración en donde su principal objetivo es minimizar los gastos fijos para buscar una mejor rentabilidad y crear un económico adecuado para los inversionistas.

Ante este escenario posiciones secretariales o personal con estudios medios cuya responsabilidad está encaminada a respaldar las actividades de los Gerentes y Directores han tenido que volverse polifuncionales, es fundamental que se mantengan preparados y no sean olvidadas por las áreas de personal, recursos humanos o el término que cada vez más escuchamos Desarrollo Organizacional

Dentro de los aspectos es importante su capacitación y desarrollo en temas contables, administrativos, fiscales y nóminas. En este artículo quiero enfatizar los dos primeros.

Preparación en temas contables y administrativos

En las áreas contables administrativas de las empresas, los siguientes puntos son básicos: Registrar las operaciones considerando los principios y Normas de Información Financiera así como la información que nos puede brindar la Balanza de Comprobación y los Estados Financieros Principales.

Referente a las Políticas en todos los casos señalados a continuación deben ser establecidos por escrito y autorizadas por el Director o Gerente General o los Directores o Gerentes de Área y los Procedimientos deben considerar una secuencia lógica, una velocidad adecuada y los puntos respectivos de Control Interno.

En el área de Tesorería considerar no únicamente la posición de bancos sino tener un flujo de efectivo de caja proyectado tanto semanal como mensual.

Los reembolsos de caja chica y las conciliaciones bancarias son muy importantes en esta área.

Con respecto a la Cuentas por Cobrar la antigüedad de saldos y los indicadores de días de cartera para llevar a cabo las medidas correctivas en materia de Crédito y Cobranza

En cuanto a los Inventarios es fundamental observar las políticas y procedimientos con orientación al control interno y conocer los métodos para su registro de cuerdo al giro de la empresa como son: Primeras Entradas, Primeras Salidas y Costos Promedios.

Por lo que toca a las Cuentas por Pagar es básico la creación de los pasivos respectivos y la generación de la Orden de Compra como documento disparador observando los controles adecuados para no llegar a tener impactos negativos para la empresa.

En lo referente a los Activos No Circulante tangibles su control tanto contable como administrativo debe ser de forma permanente.

De la mano con el punto anterior es la baja que pueden tener los diferentes activos por aspectos de reservas, depreciaciones, amortizaciones, relacionado con aspectos fiscales y administrativos.

El Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias

Cada cuenta que lo conforma debe tener sus respectivos puntos de control interno.

Con respecto el control contable y administrativo de las Ventas y sus respectivas Devoluciones y Rebajas, es una parte toral para conocer la gestión de la empresa en un período de tiempo.

En la parte de los costos de venta el Asistente debe tener conocimiento de los procedimientos de los métodos conocidos como Analítico o Pormenorizado así como el Procedimiento de Inventarios Perpetuos o Continuos.

La importancia de contar con presupuestos nos ayuda en el control de los Gastos de Operación (Venta y Administración).

El manejo del IVA

Los asistentes de las áreas económicas de una empresa las diferentes operaciones que involucran el Impuesto al Valor Agregado y registrarlas aquellas adecuadamente.

Asimismo el conocimiento de los diferentes tipos de pólizas y del Catálogo de Cuentas son puntos esenciales para llegar a los resúmenes de la información financiera de una empresa.

Quiero concluir este artículo comentando que si una empresa quiere estar en la misma sintonía entre su equipo de trabajo, tanto en la parte estratégica como en la parte operativa, los Asistentes que están a cargo de esta parte de la administración de una empresa deben capacitarse sobre estos temas que son básicos en su quehacer diario.

Asimismo, señalar que estas herramientas son universales, aplicables a cualquier tamaño de empresa y no son privativas de las personas que cuentan con estudios en administración o contabilidad con relación a su aplicación, ya que pueden ser adquiridos y llevados a la práctica por personas con una buena actitud; esto mejora los objetivos de cada área funcional y de la Organización en su totalidad.