Cuando en las empresas, el Directivo o Gerente desea que el subordinado piense como él o intuya que debe llevar a cabo cierta tarea, sin que el primero lo oriente o lo explique, y llegada la fecha de la entrega del trabajo no se tiene lo que desea, el malestar o la frustración se da en ambas partes.

Tienen que hablar en el mismo idioma, tanto el jefe como el subordinado y, por lo tanto, existen herramientas administrativas en la empresa, que nos ayudan a lograr lo que finalmente queremos, que son los objetivos departamentales y los de la organización.

Se ve en la vida de las empresas que entre más grandes sean éstas existe lo que yo le llamo una obsesión por acercarse más al número, es decir, al objetivo en cada una de las áreas funcionales de una empresa, y de no lograrse puede darse el despido del responsable del área o incluso del responsable general de la empresa.

Debido a los cambios en nuestro entorno a nivel nacional o internacional por el aspecto de la globalización, los puestos secretariales se han convertido en asistentes administrativos y la exigencia en su preparación es responsabilidad en la organización del departamento de Recursos Humanos, llamado actualmente en los corporativos: Desarrollo Organizacional.

Para lograr ese entendimiento y facilitar el logro de objetivos, contamos con herramientas administrativas que el personal táctico y operativo debe conocer (estoy dando por descontado que el Directivo ya los conoce) y que a continuación se comentan brevemente.

PLANEACIÓN O PLANIFICACIÓN

Enfrentar el día a día es importante, pero tener establecido el rumbo o estrategia para los próximos cinco años nos garantiza la permanencia de la empresa, considerando que las grandes corporaciones tienen horizontes de planeación de hasta 50 años.

Considerando desde la misión y visión como plataforma para enfocar los esfuerzos integrales y debe de ser del conocimiento general de todos los colaboradores.

De igual forma, el establecimiento de objetivos para orientar los esfuerzos son fundamentales en cualquier área funcional y en cualquier empresa, independientemente de su giro y tamaño, y deben ser negociados entre jefe y subordinados.

Por tanto, todo lo anteriormente mencionado debe ser plasmado por escrito.

Contar con los elementos que nos sirvan de parámetros para controlar la operación, como son los programas de trabajo en donde se precisen los responsables, las tareas y los tiempos de entrega (este último se llega a dificultar en algunas organizaciones independiente de su tamaño).

Una vez que tenemos considerados los programas de trabajo, es importante cuantificarlos en un documento llamado "presupuesto" el cual no es una camisa de fuerza, y se tiene que revisar por lo menos tres veces al año, con el objeto de conocer sus desviaciones y tomar las acciones correctivas que procedan.

Las políticas y procedimientos no es conveniente que existan de manera verbal, ya que se vuelven una anarquía, es decir, cada quien los interpreta a su mejor entender o conveniencia, por tanto estos aspectos deben plasmarse por escrito.

ORGANIZACIÓN

Con respecto a la problemática de cómo organizar al negocio, se dedica en ocasiones demasiado tiempo o continuamente se está reorganizando y generalmente una de las debilidades es el de carecer con un manual de organización que no únicamente tenga un organigrama sino los roles y perfil del ocupante del puesto.

Hay ocasiones que no es tan fácil encontrar al candidato que reúna el 100% de las habilidades y experiencias del candidato y las requeridas en el perfil, por tanto las brechas se cierran a través de los procesos de capacitación.

COMUNICACIÓN

Esta herramienta nos evita las suposiciones o malos entendidos entre los integrantes de una sección, departamento o empresa, debe haber claridad en nuestros mensajes, de tipo oral, de tipo escrito o gráfico, por tanto es importante, al terminar de emitir el mensaje preguntar a nuestro colaborador si existen dudas o dar ejemplos para lograr el fin propuesto y no aparezcan los desagradables resultados inesperados.

CONTROL

Esta etapa de la administración nos permite cerciorarnos del grado del cumplimiento de los objetivos planteados en nuestra etapa de planeación.

Los llamados indicadores se pueden implementar y graficar en cada área funcional, por eso pueden ser de tipo financiero, logrando que nos permitan medir este aspecto, y los no financieros que son los referentes a comportamientos en las áreas comerciales, productivas, de administración de personal e informática, para conseguir los resultados planeados y en caso de no lograr alguno o algunos de ellos tomar las decisiones para alcanzarlos.

Quiero concluir este artículo comentando que si una empresa quiere permanecer en su mercado debe dar a conocer estas herramientas fundamentales y básicas para la estrategia y operación de la misma a los integrantes de los niveles tácticos y operativos. Recordemos que de cada diez negocios que se abren al paso de un año sólo prevalece el 50%.

Así mismo, señalar que estas herramientas no son privativas de las personas que tengan estudios en administración o contabilidad, los puede aplicar cualquier persona con una buena actitud y les aseguro que esto mejorará la organización y productividad en su trabajo.